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2007/10/15
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (5:46 am)
JUDE/Biz2.0がリリースされました。

最近は、文書化作業を通じて、JUDE/Bizを利用する側に回っていました。
JUDE/Biz2.0では、大幅な改善を実現しています!

ここでは、Ver.2.0へ移行する際の留意点を明らかにするとともに、JUDE/Biz2.0の新機能・改善点の一部を紹介したいと思います。
ここに書けなかった情報については、リリースノート及びリファレンスマニュアル2.0をご参照ください。

■新機能と改善点
Ver.2.0の注目点は、カスタマイズの柔軟性がほぼ完全に可能になったこと!

1.RCMのカスタマイズ
すべての項目を編集できるようになりました。
- リスクの「名前」とコントロールの「目的」のラベルを変更できるようになった
- リスクの「名前」が複数行テキストになった
- 処理番号をRCMへ表示できるようになった
- 処理の名前と内容をRCM上から編集できるようになった

特に、リスクの「名前」とコントロールの「目的」のラベルを変更できるようになったことは大きな改善です。
これらの項目自体は削除・非表示できませんが、名前と表示位置を変更できるようになりました。
実際は、「名前」という名前ではなく「リスク名」などという名前にできるようになっただけですが、3点セットのフォーマットは各社で異なるため、とても重要な改善項目でした。

2.業務記述書のカスタマイズ
- Ver.1.1.1では、既存項目の表示・非表示のみ可能であったが、項目を追加できるようになった

「処理関連項目の設定」メニューから、処理に設定したい項目を追加できるようになりました。
業務記述書に関してもフォーマットは各社で異なるため、とても重要な改善項目となります。
ただし、他の項目(担当者など)との表示順序の入れ替えはできません。

3.業務記述書の直接編集
- 業務記述書上で、処理の名前、内容等がダブルクリックして直接書き込みできるようになった

これは非常に嬉しい改善です。
フローチャートを描くのに慣れていなくても、業務記述であれば書けるという場合も多いようです。
フローチャートで処理を必要な数だけ作っておいて、業務記述書を開き、用意した業務記述をコピー&ペーストするということも可能になりました。

4.フローチャートの使い勝手
- 「深さ固定モード」機能が追加された

フローチャートの要素を重ねる場合がありますが、その重なりの順序を記憶しておく機能です。
Ver.1.1.1では、何かしらのタイミングで、重なりの順序が変わったりしましたが、Ver.2.0では、固定モードをONにしておけば、順序が変わることはありません(線と要素の重なりも含みます)。

↓クリック



5.処理順序変更ダイアログ
- 変更前の処理No.が表示されるようになった

Ver.1.1.1でも処理順序を変更することはできましたが、フローチャートを開いて見なければ、思うように変更できたのかを確認できませんでした。
Ver.2.0では、「変更前の処理No.」が「業務の処理順の編集」ダイアログに表示されるようになったので、どのように変更されるのかが、ダイアログ上で確認できるようになりました。

6.印刷・EXCEL出力
- 業務単位でまとめて印刷できるようになった

Ver.1.1.1では、フローチャート毎、RCM毎、業務記述書毎に印刷することはできましたが、セットで印刷することはできませんでした。
Ver.2.0では、業務文書(いわゆる3点セット)をまとめて印刷できるようになったほか、まとめてEXCELへ出力することもできるようになりました。

7.印刷時のページ番号
- フローチャート、RCM、業務記述書といった文書毎にページ番号が付番されるように統一された
- 「通しページ番号」、「通し総ページ数」機能が追加された

例)フローチャートが1ページ、RCMが2ページ、業務記述書が3ページある場合
・印刷設定で、「ページ番号 / 総ページ数」(&<Page> / &<TotalPage>)と設定している場合
 それぞれ、1/1、1/2、2/2、1/3、2/3、3/3というように印刷されるようになります。
・印刷設定で、「通しページ番号 / 通し総ページ数」(&<SerialPage> / &<SerialTotalPage>)と設定している場合
 印刷対象全体を総ページ数として、1/6、2/6、3/6、4/6、5/6、6/6というように印刷できます。

8.職務分掌表
内部統制の実際の運用においては、複数者によるチェック、部門間の相互チェックなどダブルチェックが基本となります。
職務分掌とは、情報が正しいことを担保する仕組みであり、適切な職務分掌が存在することが内部統制を整備する上で重要なポイントです。

JUDE/Bizが提供する「職務分掌表」は、一業務における職務分離の状況を確認するための成果物となります。
職務分掌表を作成するには、少なくとも「ロールの設定」と「排他ロールの設定」が必要です。

以下に、簡単に例示してみようと思います。

◇目的
「○○申請書を作成する」という処理と「○○申請書を承認する」という処理があった場合に、これらの職務が分離されていることを職務分掌表に表現します。

1)フローチャートで、「○○申請書を作成する」という処理と「○○申請書を承認する」という処理を作成する
2)フローチャートで、「○○申請書を作成する」というロールと「○○申請書を承認する」というロールを作成する
3)それぞれを互いに排他ロールとして定義する

以上で、以下のような分掌表が作成されます。

↓クリック



JUDE/Bizでは、ロールを作成する際、処理名と同じ名前でロールが作成されます(もちろん変更可能)。
JUDE/Bizが考えるロール(役割・権限)は、フローチャートを作成していく上での処理に対して、1:1になるような粒度を想定しているからです。
操作法に関しての詳しい説明は、リファレンスマニュアル2.0を参照してください。

9.その他
コピー&ペーストした際に、レーンが入れ替わったり、処理順序が逆順になってしまったりしていた不具合も修正されています。
その他、パスワード設定、ファイルロック機能が追加されています。

■JUDE/Biz2.0バージョンアップ留意点
1.トラブルシューティング

1)起動できない
インストールフォルダ(C:\Program Files\JUDE-Biz)と 設定ファイルフォルダ(C:\Documents and Settings\user_name\.jude\biz)の 両方にライセンスファイル(JUDE_License_User_Biz.xml)が存在すると起動できません。
インストールフォルダ(C:\Program Files\JUDE-Biz)にある ライセンスファイル(JUDE_License_User_Biz.xml)を「xxx.xml」に変更して、起動してください。

2)業務記述書で担当者欄が空白になってしまった?!
フローチャートを横方向で作図している場合、業務記述書で担当者欄が空白になることがあって驚くかもしれません。
JUDE/Bizでは、業務記述書の担当者欄には、レーン名が表示されます。
JUDE/Bizの初期設定では、フローチャートの方向は縦書きになっているため、縦レーンが無い場合は、空白になってしまうのです。
システムプロパティで、「縦方向に作図する(未選択の場合は横方向) - [フローチャート]」の設定をOFFにして、 横レーンがデフォルトになるようにしてください。
業務記述書を開きなおしてやれば、担当者欄にレーン名が表示されるようになります。

2.Ver.1.1.1からVer.2.0への移行
Ver.2.0をインストールして起動すると、Ver.1.1.1で設定した情報(RCMの項目等)が自動的に引き継がれます。
設定情報をインポートしなおす必要はありません。
当然ながら、Ver.1.1.1で作成した設定ファイル「xxx.jbzr」をVer.2.0で読み込んで使用することは可能です。

3.Ver.1.1.1とVer.2.0の互換
JUDE/Bizは上位互換となっております。
Ver.2.0で編集した.jbizファイルは、Ver.1.1.1では開けませんのでご注意ください。
Ver.1.1.1で編集したファイル(設定ファイル「xxx.jbzr」を含む)は、一式バックアップしておくことをお勧めします。


以上、最後までお読みいただきありがとうございます。
もっとご紹介したいところですが、ここまでとしたいと思います。
ここでの記述が、Ver.1.1.1からVer.2.0への移行をスムーズにし、文書化作業のスピードアップに貢献できるとしたら幸いです。

Ver.1.1.1からVer.2.0へのバージョンアップはもちろん無償です。
ぜひ、JUDE/Biz Ver.2.0をご活用ください。
2007/05/11
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (6:39 pm)

誤解を恐れずに書いてみようと思います。


相互監視・ダブルチェックの仕組みをかっこよく言うと、職務分掌と言います。
ダブルチェックは、内部統制の基本の仕組みです。


会計データの生成・記録・更新のところで、ダブルチェックの仕組みが整備され、運用されているか?
「Aさんが仕訳し、Bさんが確認し、Cさんが承認して、Dさんが会計システムに反映する」といった流れが、業務の仕組みとして、整備され、運用されているか?


内部統制がきちっと整備・運用されているかは、結局は、ここが大きなポイントとなります。


整備が出来たら、運用です。
運用状況のウォークスルーの中で、この業務の一連の流れのを追っていくことになるでしょう。
仕訳伝票などの証跡を見て、担当者の押印、確認者の押印、課長の押印、会計システムの権限設定などをチェックしていくでしょう。


  • 仕訳はだれが実施していますか?
  • だれが承認していますか?
  • だれが会計システムに反映していますか?
  • だれでも変更できるようにはなっていませんか?


もし、As-Is業務フローがこのような仕組みを持っていなかったら、To-Be業務フローを規定して、現場に適用していくことになります。
実際に、この仕組みを整備して運用するのはとても大変なことだと思います。


昨年、内部統制整備の現場を見てきました。
株主への責任として立派に内部統制の整備に邁進されている企業様を見させていただきました。
内部統制の整備は、必ずしも業務の効率化にはつながらない面もあるのですが、
内部統制整備の目的を共有し、実際に現場で業務の見直しを行っている方々がすごくカッコイイ!

そう思いました。

JUDE/Bizがお役に立てば嬉しいと思います。

2006/09/11
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (9:34 am)
JUDE開発部の木村です。
現在、東京に出張し、JUDE/Bizのチュートリアルを書いています。
東京では、内部統制支援チームとの打合せを随時行っています。
最近では、雑誌を読むだけで、J-SOX関連の特集がたくさん掲載されています。
しかし、こちらでは、雑誌だけでは感じられない雰囲気が、ひしひしと伝わってきます。

チュートリアルは、現在鋭意作成中です。
もうしばらくお待ちください。

一方、Trichordチームとの交流もできました。
事前に、下記の記事『TRICHORDの開発現場から』を読んでいましたが、
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20060411/235062/

まさに、熱いチームです!
これからはちゃんと、ニコカレを付けます
http://trichord.change-vision.com/status/jude/ajax/view_niko2.html
2006/08/30
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (1:40 pm)

日本版SOX法への対応をサポートする文書作成ツールJUDE/Bizの製品候補版(Release Candidate)をリリースしました。


日本版SOX法に対応するため、多くの企業では、業務プロセスを可視化する「業務フロー図」、統制活動の有効性を評価するための「RCM(リスク・コントロール・マトリックス」、業務プロセスを文書としてでまとめた「業務記述書」の3つを文書化することになります。
そして、これらによって定義された業務プロセスが有効に機能しているかどうかを、内部監査室等の部署によって、適宜チェックする体制を確立すること想定されてます。


業務プロセスの文書化には、ぜひ、JUDE/Bizをお試しください。
詳しくは、こちらをご参照ください。
http://jude.change-vision.com/jude-web/product/biz.html

ここでも、少しだけですが、紹介したいと思います。


■JUDE/Biz 機能一覧
  • フローチャート
    • フロー記号テンプレート
    • フローテンプレート
  • RCM(リスクコントロールマトリックス)
  • 業務記述書(予定)
  • 職務分掌表(予定)
  • 社員データインポート/エクスポート
  • 社員属性項目のカスタマイズ
  • リスク・統制項目のカスタマイズ
  • コントロールチェックリスト


J-SOX対応作業の大きな流れの中で、JUDE/Bizがツールとして支援できる大きなポイントには、次の3つを挙げられると思っています。
そして、これらがJ-SOX対応作業の中でも重要な位置を占めるものと考えています。

  • 業務フローの定義(文書化作業を含む)
  • リスクの洗い出し
  • コントロールのチェック

JUDE/Bizは、これらの点をサポートします。

1.業務フローをしっかりと定義する、定義できること

JUDE/Bizは、フローチャートが、無理なく(ストレスなく)描けます。
少し触っていただければ、サクサク描けるようになると思います。
把握したリスクも、フローチャート上のリスクアイコンで一目で視認できます。


2.リスクが適切に定義できること

JUDE/Bizは、リスクの定義項目のカスタマイズが可能です。
J-SOX対応の中心は、財務項目に重大な影響を与える業務フローについてのリスクコントロールです。
ゆえに、J-SOX対応の中で把握されたリスクとは、財務諸表に関するアサーションへのリスクと同じであるはずです。
つまり、以下の6つです。
  • 実在性
  • 網羅性
  • 権利と義務の帰属
  • 評価の妥当性
  • 期間配分の適切性
  • 表示の妥当性

しかし、業務フローの中で定義されるリスクは、これらのアサーションを直接侵害するリスクではない方が多いはずです。
業務フローの中で表明されるべきアサーションは、財務項目に係るアサーションとは限りません。
業務に発生するリスクは、財務項目に係るアサーションを直接侵害するリスクではないことが多いからです。
業務フローの中で表明されるべきアサーションは、結果として、財務項目に係るアサーションが達成されるような、業務に係るアサーションだと考えます。
JUDE/Bizは、アサーション項目をカスタマイズすることができます。


3.コントロール(統制)が適切に定義できること

一つのリスクに対して、複数のコントロールを定義することが可能です。
コントロールの目的、コントロールの仕方、コントロールの頻度等を定義できるのはもちろん、コントロールの類型を定義する部分、"コントロールポイント"は、カスタマイズすることができます。


4.リスクコントロールマトリックス(RCM)生成が簡単であること

シンプル。
「リスクコントロールマトリックスの作成」メニューをクリックするだけです。


5.メンテナンスが容易であること

J-SOX対応では、フローチャートを描いて終了というわけにはいきません(残念ながら...)。
おそらく、メンテナンスコストも大きくなるでしょう。
JUDE/Bizは、業務プロセスを構成する様々なデータ(組織(部署)、社員データ、業務フロー、処理、リスク、コントロールなど)がJUDE/Bizというツールの中で、連携しているため、業務プロセスの見直しなどに伴うメンテナンスも容易に行えます。


6.基本情報が共有可能であること

JUDE/Bizは、処理やフローのテンプレートを登録することが可能です。
基本フローや基本処理(基本リスク・基本コントロール等)をテンプレート化したり、リスクやコントロールの項目もカスタマイズできます。
定義されたファイル(テンプレート)をそれぞれの業務フロー記述担当者が使うJUDE/Bizにインポートすることによって、企業として標準化された粒度での業務フロー定義、リスクマネジメントを可能にします。


7.統制状況をチェック

リスクとコントロールについては、RCMにまとめられて出力できますが、テスト実施担当としては、定義された業務フローやRCMのほかに、テスト項目を付加されたシートがほしいものです。
JUDE/Bizは、RCMの情報に、以下のような項目を付加してExcel出力します。
  • テスト内容
  • 実施日
  • 実施者
  • 結果
  • 運用状況の評価
  • コメント
もちろん、この項目も簡単にカスタマイズ可能です。


8.定義した業務フロー情報をWordやExcelで出力

業務記述書出力をサポート予定です。
もうしばらくお待ちください。


ぜひお気軽にダウンロードしてお試しください。
http://jude.change-vision.com/jude-web/download/biz_download.html
インストールが面倒な方には、リファレンスマニュアルのみも公開しています。
ご意見・ご感想などのフィードバックをいただけると非常にありがたく存じます。

2006/06/17
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (1:24 am)
木村です。
コミュニティサイトでユーザ登録ができるようになりました!
わかりにくい部分が多いと思いますので、ここでちょっと説明させていただきます。


...続きを読む
2006/06/08
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (3:50 pm)
こんにちは。
日々の業務タスクの洗い出しにマインドマップを使っている木村です。

JUDE/Think!の販売を開始いたしました。
本コミュニティサイトにて、「JUDE/Think!フォーラム」を用意しております。
皆さんのご意見を楽しみにしております

http://jude-users.com/ja/modules/xhnewbb/viewforum.php?forum=18

↓の画像のように、トピックを追加してください

2006/05/25
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (7:35 pm)
SEたる者、心身ともに健康でなければなりません
というわけで(?)、この度、趣味を広げました。
みなさん、ピアノという楽器をご存知だろうか?!

昨日"オトナな"ピアノ教室の体験入会に行って参りました。

うわぁ、どんなことするんだろう。
('-'。)(。'-')。ワクワク


...続きを読む
2006/05/09
カテゴリ: Kimura : 

執筆者: kimura (2:27 pm)
はじめまして。JUDE開発部の木村です。

最近は、Webチームの仕事することが多く、本日公開させていただいた
このコミュニティサイト構築にも関わっています。
「がんばれアドミンくん」を読んでがんばっています!
http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/itpropower/admin-kun/index/index.html

さて、この度オープンしたコミュニティサイト、
JUDEユーザの皆さまの間での、そして私どもとのコミュニケーションの場
として、役立てていただければ幸いです。
まだまだ不十分なところがあり、コミュニケーションを阻害することも
あるとは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

2006年5月9日現在、ユーザ登録はありません。
掲示板の書き込みやブログへのコメント等はできます